Webfaktura Admin
Send alle faktura med Visma Autoinvoice
Dersom du ønsker at AutoInvoice skal håndtere all distribusjon av faktura, kan du aktivere denne tjenesten. Du trenger ikke lenger å ta stilling til om fakturaen skal sendes elektronisk, via e-post eller med post.
Hos AutoInvoice skjer følgende:
- Hvis mottaker er registrert for mottak av elektronisk faktura, vil faktureringen skje elektronisk.
- Hvis mottakeren ikke er registrert for elektronisk mottak, vil fakturaen sendes med e-post så fremt e-post adresse er registrert på kunden. Faktura sendes som vedlegg.
- Hvis mottakeren hverken er registrert for elektronisk mottak eller har e-postadresse, vil fakturaen sendes med post. Utskriftstjenesten blir automatisk aktivert i Visma AutoInvoice.
| Bruk egen PDF for printtjeneste | Dersom du ønsker at din egen PDF fil skal benyttes for å f.eks. få med logo, må du krysse av for dette under Mitt firma | Elektronisk faktura | Innstillinger. |
| Ikke send fakturaer via e-post | Dersom du ikke ønsker at det sendes e-post, det vil si det skal sendes enten elektronisk eller med post, må du kryss av for Ikke send fakturaer via e-post under Mitt firma | Elektronisk faktura | Innstillinger. |
| Send faktura som vedlegg i e-post | Dersom du ikke ønsker å sende med faktura som vedlegg (PDF), må du fjerne krysset for dette under Mitt firma | Elektronisk faktura | Innstillinger. |
| Egendefinert tekst i e-post |
Dersom du ønsker å bruke din egen tekst i e-posten ved sending av faktura, kan teksten vedlikeholdes under Mitt firma | Elektronisk faktura | Innstillinger. Dersom ERP-systemet leverer slike meldinger, vil teksten som er registrert i ERP-systemet overskrive denne teksten.Teksten kan også vedlikeholdes i AutoInvoice. |
Hvis du ønsker å skrive ut og sende fakturaer selv, etter å ha aktivert tjenesten, er dette fortsatt mulig.
| NB! Vær oppmerksom på at etter aktivering, har du kun valgene Visma AutoInvoice eller Skriv ut og send selv. NB! For at privatkunder skal kunne motta elektronisk faktura via nettbanken, må du ha inngått en B2C avtale, og kunden må ha akseptert mottak via nettbanken. |
Hvordan gjør du det?
Dersom du ønsker å aktivere tjenesten, må du ha inngått avtale om elektronisk faktura. Når dette er gjort, gjør du følgende:
- Velg Mitt firma og deretter klikk på knappenElektronisk faktura øverst i bildet.
- Under Tilleggstjenester finner du valget Send alle fakturaer med Visma AutoInvoice.
- Klikk på knappen Gå til aktivering
- I tillegg til en beskrivelse av rutinen, får du opp en liste med alle dine kunder. Bak hver kundenavn finner du nåværende distribusjonsmåte og deretter forslag på ny distribusjonsmåte. Forslaget er basert på at alle som har E-post eller Elektronisk faktura som distribusjonsmåte er satt til Visma AutoInvoice. Øvrige vil fremdeles stå med distribusjonsmåten Skriv ut og send selv.
- Når listen er klar, trykk på knappen Aktiver.
- Når tjenesten er aktivert, vil du kun ha 2 alternative distribusjonsmåter - Automatisk utsendelse og Ikke send, jeg ordner det selv (e-post til bruker)
| NB! Aktivering kan ikke reverseres, men du kan endre distribusjonsmåte ved å redigere på den enkelte kunde. |
